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myDoc



myDoc enlaza toda la documentación que se incorpore a Business Central con la biblioteca del gestor documental SharePoint Online. En este manual se detalla la configuración necesaria.


1. Licenciamiento

Esta APP dispone de una licencia de prueba gratuita de 15 días, para poder activarla siga los pasos indicados en el siguiente documento: Pulse aquí para acceder

En caso de tener cualquier duda o dificultad, puede contactar con nosotros a través de este mail: info@grupoactive.es y le ayudaremos a activarla.


2. Configuración general

2.1. Configuración myDoc

Elija el icono de 🔎, escriba Configuración myDoc y luego elija el enlace relacionado.

Se accede a la página principal de configuración de myDoc. Desde aquí se establecen los parámetros de conexión con el servicio web centralizado (gestionado y alojado por Active) y con el sitio de SharePoint Online donde se almacenarán los documentos y se gestionarán las listas. También se controlan las opciones de visualización que afectan al comportamiento del panel de documentos en las distintas páginas de Business Central.


Captura de pantalla


A continuación se describe cada uno de los campos disponibles:

Campos de conexión

URL Servicio web: Dirección del servicio centralizado NavToMoss que actúa como intermediario entre Business Central y SharePoint. Este servicio es gestionado y alojado por Active. La URL correcta depende del modo de comunicación seleccionado:

  • SOAP: https://navdoc.grupoactive.es/navtoshp.asmx
  • Graph API: https://navdoc.grupoactive.es

Tiempo espera HTTP: Duración máxima en milisegundos que myDoc esperará respuesta del servicio web antes de considerar la llamada como fallida. Ajuste este valor si trabaja con conexiones lentas o documentos grandes. El valor predeterminado es suficiente para la mayoría de los entornos.

Conexión SHP Online: Active esta opción cuando el sitio de destino sea SharePoint Online (Microsoft 365). Cuando está activado, el servicio utiliza autenticación basada en Microsoft Entra ID (OAuth 2.0 / Client Credentials) y se habilita el campo Modo de comunicación. Desactívelo únicamente si se conecta a un SharePoint Server on-premises.

Modo de comunicación: (Visible solo cuando Conexión SHP Online está activado.) Determina el protocolo que utiliza el servicio NavToMoss para comunicarse con SharePoint:

  • Graph API: Protocolo moderno basado en la API REST de Microsoft Graph. Es la opción recomendada para todas las instalaciones nuevas sobre SharePoint Online. Al seleccionar este modo, se muestran los campos adicionales del grupo Configuración Graph API.

Dirección MOSS: URL base del sitio de SharePoint Online donde myDoc operará. Todas las bibliotecas y listas que se configuren en myDoc deberán pertenecer a este sitio. El valor que debe introducir varía según el modo de comunicación:

  • SOAP: Incluya la ruta completa al sitio o subsitio, con el nombre del sitio en la propia URL. Por ejemplo: https://contoso.sharepoint.com/sites/MiSitio. El servicio SOAP necesita esta información directamente en la dirección para localizar el sitio.
  • Graph API: Indique únicamente la URL raíz del tenant de SharePoint, sin incluir el nombre del sitio. Por ejemplo: https://contoso.sharepoint.com. El nombre del sitio se especifica de forma independiente en el campo Nombre sitio del grupo Configuración Graph API.

Configuración Graph API

(Este grupo es visible únicamente cuando Modo de comunicación es Graph API y Conexión SHP Online está activado.)

Nombre sitio: Nombre interno del sitio de SharePoint tal como aparece en Microsoft Graph. Se utiliza para construir las llamadas a la API y localizar el sitio de forma inequívoca dentro del tenant. El servicio lo resuelve automáticamente a partir de la Dirección MOSS al recuperar la estructura.

TenantId: Identificador del directorio (tenant) de Microsoft Entra ID al que pertenece el sitio de SharePoint Online. Este valor se obtiene en la pantalla Información general del registro de aplicación en el portal de Azure (consulte el apartado 5.1). Es necesario para que Microsoft Graph pueda autenticar las llamadas contra el tenant correcto.

Profundidad de carpetas: Nivel de profundidad que myDoc recupera de la estructura de carpetas de SharePoint al obtener el mapa de la biblioteca. Las opciones disponibles son:

  • Solo raíz: Recupera únicamente la carpeta raíz de la biblioteca.
  • Carpetas raíz: Recupera las carpetas del primer nivel.
  • Subcarpetas: Recupera hasta el segundo nivel de carpetas.

Seleccione el nivel adecuado según la profundidad real de la estructura de carpetas en su biblioteca de SharePoint. Recuperar más niveles de los necesarios puede aumentar el tiempo de carga.

Credenciales

Usuario: Identificador de la aplicación registrada en Microsoft Entra ID (también conocido como Client ID o Application ID). Este valor se obtiene al crear el registro de aplicación en el portal de Azure (consulte el apartado 5.1 para instrucciones detalladas). En el caso de conexiones a SharePoint On-Premises, corresponde al nombre de usuario del dominio con permisos sobre el sitio.

Contraseña: Secreto de cliente (Client Secret) asociado a la aplicación registrada en Microsoft Entra ID. Este valor se genera en la sección Certificados y secretos del registro de la aplicación y solo es visible en el momento de su creación, por lo que debe copiarse y almacenarse en un lugar seguro antes de cerrar la pantalla. En el caso de conexiones a SharePoint On-Premises, corresponde a la contraseña del usuario indicado en el campo anterior.

El secreto de cliente tiene una fecha de caducidad. Cuando expire, deberá generar uno nuevo en el portal de Azure y actualizar este campo en todas las empresas de Business Central que utilicen myDoc.

Campos de visualización

Vista tipos contenidos: Cuando está activado, el panel de documentos de myDoc agrupa y muestra los documentos organizados por tipo de contenido de SharePoint (por ejemplo: Factura, Contrato, Albarán). Si se desactiva, se muestra directamente el listado plano de todos los documentos asociados al registro, sin agrupación previa. Esta opción es útil cuando la biblioteca de SharePoint tiene configurados múltiples tipos de contenido y se desea una navegación más estructurada.

Mostrar números de documentos: Cuando está activado, myDoc realiza una consulta previa a SharePoint para calcular el número total de documentos asociados a cada registro y lo muestra como indicador visual en las páginas activas (por ejemplo, junto al botón de documentos). Esta funcionalidad facilita al usuario saber de un vistazo si un cliente, proveedor o pedido tiene documentos adjuntos. Tenga en cuenta que activar esta opción genera una llamada adicional al servicio por cada registro visible, lo que puede afectar ligeramente al rendimiento en listados con muchas líneas.

Tipo contenido seleccionado: Cuando está activado, al subir un nuevo documento el sistema preselecciona automáticamente el tipo de contenido en función de la configuración de la biblioteca, evitando que el usuario tenga que elegirlo manualmente. Si la biblioteca solo tiene un tipo de contenido (además de Carpeta), se aplicará directamente. Si hay varios, se utilizará el tipo de contenido marcado como predeterminado en la biblioteca de SharePoint. Desactive esta opción si prefiere que el usuario elija explícitamente el tipo de contenido en cada subida.

Trazas de tiempo de estructura SharePoint

Estos campos son informativos y registran automáticamente la última vez que se recuperó la estructura de SharePoint (bibliotecas y listas). Son útiles para saber si la configuración local está actualizada respecto al sitio de SharePoint.

Última actualización mapa bibliotecas (fecha/hora): Fecha y hora en que se ejecutó por última vez la acción Obtener estructura de bibliotecas. Si ha realizado cambios en las bibliotecas de SharePoint (nuevas columnas, tipos de contenido, etc.), conviene recuperar la estructura de nuevo para que myDoc refleje esos cambios.

Última actualización mapa listas (fecha/hora): Fecha y hora en que se ejecutó por última vez la acción Obtener estructura de listas.

Cola de trabajo

Permitir recuperar estructura: Cuando está activado, la entrada de Cola de Trabajo de myDoc recupera automáticamente la estructura de Listas y Bibliotecas de Documentos desde SharePoint en cada ejecución programada, además de procesar las acciones pendientes. Si lo desactiva, la Cola de Trabajo se limita a procesar las acciones pendientes y no actualiza la estructura, reduciendo así las llamadas al servicio. La recuperación manual de la estructura (apartado 2.2) no se ve afectada por esta opción y sigue estando siempre disponible.

Mensajes de acción pendientes: Número de entradas pendientes de procesamiento en la cola de acciones de myDoc. Un valor elevado puede indicar que el proceso en segundo plano no está en ejecución o que se ha producido algún error. Consulte el apartado 2.5 para más detalles sobre la gestión de la cola.


2.2. Bibliotecas y/o Listas

En la pantalla Configuración myDoc, dispondremos de las acciones para traer las estructuras de las bibliotecas y/o listas existentes en el sitio configurado en Dirección MOSS.


Captura de pantalla


2.3. Configuración usuarios

Elija el icono de 🔎, escriba Configuración usuario y luego elija el enlace relacionado.

Se accede a la Configuración de usuarios, donde podemos informar un usuario y asignarle el permiso para visualizar el panel de myDoc y así subir o ver documentos relacionado con el registro ubicado.


Captura de pantalla


2.4. Páginas activas myDoc

Elija el icono de 🔎, escriba Páginas activas myDoc y luego elija el enlace relacionado.

Se accede al listado de páginas permitidas para asociar a una biblioteca.


2.5. Gestión de cola de acciones

Con el tiempo, la cola de acciones procesadas puede crecer y ocupar espacio en la base de datos. myDoc integra la funcionalidad de Directiva de retención de Business Central para limpiar automáticamente los registros antiguos.

Elija el icono de 🔎, escriba Configuración myDoc y luego elija el enlace relacionado.


Captura de pantalla


Esta página muestra los servidores de aplicación configurados para procesar documentos.

Para activar la limpieza automática de documentos antiguos, pulse la acción Configurar directiva de retención predeterminada.

La acción Ver estadísticas de la cola sirve para consultar cuántos documentos están pendientes, procesados y el espacio ocupado.

El sistema mostrará un mensaje con:

  • Documentos procesados: Número de entradas completadas
  • Documentos pendientes: Número de entradas esperando procesamiento
  • Espacio ocupado: Tamaño total en MB de los documentos en cola

Esta información le ayuda a decidir si es necesario configurar una directiva de retención.


3. Listas myDoc

3.1. Configuración myDoc

Elija el icono de 🔎, escriba Listas myDoc y luego elija el enlace relacionado.

Accedemos a un listado de todas las listas creadas en SharePoint (Dirección MOSS - Configuración myDoc).

Estas listas podrán sincronizarse con listas de BC y sincronizar un conjunto de valores.


Captura de pantalla


Pasa asociar una lista con una tabla de BC debemos editar y asignarle en el Id. Tabla, la tabla que desea sincronizar.

Asimismo, una vez asociada una tabla a la lista, se podrá realizar la correspondiente relación entre campo de SharePoint y campo de Business Central


Captura de pantalla


En las líneas de lista se indica la configuración, así se podrá traspasar los valores a la lista relacionada en SharePoint.

Nombre campo MOSS: Este campo muestra el nombre del campo en la lista de SharePoint.

Id. Campo: Indicaremos el campo que contenga el valor asociado.

Nombre campo: Indica el nombre del campo seleccionado en Id. Campo.

Valor constante BC: Indicaremos un valor constante que se requiera subir.

Tiene opciones: Este campo muestra un contador de los valores posible en él. Seleccionar opción defecto: Indicaremos si deseamos que se informe una opción por defecto (en caso de que el campo tenga opciones) al subir un documento.

Opción defecto: Indicaremos la opción por defecto que queremos que se informe (en caso de que el campo tenga opciones) al subir un documento.


4. Bibliotecas myDoc

4.1. Configuración biblioteca

Elija el icono de 🔎, escriba Biblioteca documentos myDoc y luego elija el enlace relacionado.


Captura de pantalla


Nos mostrará un listado de todas las bibliotecas creadas en SharePoint (Dirección MOSS - Configuración myDoc).

Estas bibliotecas serán donde se subirán los documentos en función de la configuración de ella. Se podrá asociar diferentes páginas de BC desde donde se subirán/visualizarán documentos.

Para asociar una página a la biblioteca se deberá usar la acción Asociar a página.

Una vez asociada la página, se podrá realizar la configuración de dicha pagina en la biblioteca asociada.


4.2. Asociar página a biblioteca

En esta página, dispondremos de la acción Asociar a página


Captura de pantalla


Dicha acción, nos solicitará que página se desea asociar (las páginas disponibles serán las páginas activas myDoc).


4.3. Configuración página en biblioteca

En esta página, una vez asociada una vista a la biblioteca, y seleccionado el registro de dicha vista, el sistema nos presentará los diferentes campos que tenga dicha biblioteca creada en SharePoint.


Captura de pantalla


En las líneas biblioteca se indican la configuración, así se podrá traspasar los valores y/o filtrar al acceder a la vista asociada.

Es filtro: Indicaremos si se utiliza dicho campo asociado (Id. Campo) como filtro para la visualización de documentos.

Nombre campo MOSS: Este campo muestra el nombre del campo en la biblioteca de SharePoint.

Id. Campo: Indicaremos el campo que contenga el valor asociado.

Nombre campo: Indica el nombre del campo seleccionado en Id. Campo.

Valor constante BC: Indicaremos un valor constante que se requiera subir.

Tiene opciones: Este campo muestra un contador de los valores posible en él.

Seleccionar opción defecto: Indicaremos si deseamos que se informe una opción por defecto (en caso de que el campo tenga opciones) al subir un documento.

Opción defecto: Indicaremos la opción por defecto que queremos que se informe (en caso de que el campo tenga opciones) al subir un documento.

Tipo campo MOSS: Este campo muestra el tipo de campo en la biblioteca de SharePoint.

Id. Tabla: Si el campo debe estar relacionado con otra tabla y ofrecer sus valores al desplegar, se indica la tabla al cual hace referencia (El tipo de columna en SharePoint debe ser Búsqueda para usar esta funcionalidad).

Nombre tabla: Indica el nombre de la tabla seleccionado en Id. Tabla.

Id. Campo filtro registro: Si el campo debe estar relacionado con otra tabla y ofrecer sus valores al desplegar, se indica el campo al cual hace referencia (relacionado con el Id. Tabla) (El tipo de columna en SharePoint debe ser Búsqueda para usar esta funcionalidad).

Nombre campo: Indica el nombre del campo seleccionado en Id. Campo filtro registro.


5. Guía para administradores del sistema

Este apartado está dirigido a los administradores de sistema / IT responsables de habilitar la integración entre Business Central y SharePoint Online a través de myDoc.

El servicio web NavToMoss que actúa como intermediario es centralizado y está gestionado por Active. Todos los clientes consumen el mismo servicio; no es necesario instalarlo ni mantenerlo en su infraestructura. La única tarea del administrador del cliente es:

  1. Crear y configurar la aplicación en Microsoft Entra ID en su propio tenant (para que el servicio pueda acceder a su SharePoint).
  2. Introducir las credenciales (Client ID y Client Secret) en la Configuración myDoc de Business Central.

El servicio se conecta a SharePoint por dos vías, según la versión del endpoint configurada:

  • Servicio SOAP heredado (NavToSHP.asmx): se autentica contra SharePoint con el modelo App-Only (cliente ACS de SharePoint).
  • Servicio REST moderno (api/v1/SharepointGraph/...): se autentica contra Microsoft Graph mediante una aplicación de Microsoft Entra ID con flujo Client Credentials.

5.1. Crear la aplicación en Microsoft Entra ID

  1. Acceda al portal de Azure con una cuenta con permisos de Administrador de aplicaciones o Administrador global del tenant donde reside SharePoint Online.
  2. Vaya a Microsoft Entra ID > Registros de aplicaciones > Nuevo registro.
  3. Cumplimente los datos:
    • Nombre: por ejemplo, myDoc - Business Central Integration.
    • Tipos de cuenta admitidos: Solo cuentas de este directorio organizativo (inquilino único).
    • URI de redirección: déjelo en blanco (no es necesario para el flujo Client Credentials).
  4. Pulse Registrar.
  5. Una vez creada, en la pantalla Información general anote los siguientes valores (los necesitará para configurar BC):
    • Id. de aplicación (cliente): será el Usuario / ClientId.
    • Id. de directorio (inquilino): será el TenantId que utiliza la WebAPI/Microsoft Graph.
  6. Cree un secreto de cliente:
    • Certificados y secretos > Secretos de cliente > Nuevo secreto de cliente.
    • Asigne una descripción y una caducidad acorde a la política de seguridad de la organización.
    • Copie inmediatamente el valor del secreto (no podrá volver a leerse): será la Contraseña / ClientSecret.

Guarde el secreto en un lugar seguro (Azure Key Vault, gestor de contraseñas corporativo). Cuando caduque deberá generar uno nuevo y actualizarlo en la Configuración myDoc de Business Central.


5.2. Permisos que debe tener la aplicación

La integración utiliza el flujo application permissions (sin usuario interactivo), por lo que todos los permisos deben ser de tipo "Aplicación" y requieren consentimiento del administrador.

En la aplicación registrada, vaya a Permisos de API > Agregar un permiso > Microsoft Graph > Permisos de aplicación y añada como mínimo:

API Permiso Tipo Motivo
Microsoft Graph Sites.ReadWrite.All Aplicación Leer/escribir documentos y metadatos en bibliotecas de SharePoint.
Microsoft Graph Sites.Manage.All Aplicación Crear/actualizar elementos de lista, carpetas y tipos de contenido.
Microsoft Graph Files.ReadWrite.All Aplicación Subir, descargar y eliminar ficheros en los Drives de SharePoint.

Tras añadir los permisos, pulse Conceder consentimiento de administrador para <tenant> y verifique que todos los permisos quedan en estado Concedido.


5.3. Configurar la aplicación en Business Central

Con los datos obtenidos en el paso 5.1, abra Business Central y vaya a Configuración myDoc (consulte el apartado 2.1 para localizar la página).

La configuración varía según el modo de comunicación que vaya a utilizar. Siga el bloque que corresponda a su instalación:

Configuración para Graph API (recomendado)

Campo en BC Valor
URL Servicio web https://navdoc.grupoactive.es
Conexión SHP Online Activado
Modo de comunicación Graph API
Dirección MOSS URL raíz del tenant de SharePoint, sin incluir el nombre del sitio. P. ej.: https://contoso.sharepoint.com
Nombre sitio Nombre interno del sitio de SharePoint tal como aparece en Microsoft Graph (p. ej.: MiSitio). Se rellena al ejecutar Obtener estructura de bibliotecas.
TenantId Id. de directorio (inquilino) copiado en el paso 5.1.
Usuario Id. de aplicación (cliente) copiado en el paso 5.1.
Contraseña Valor del secreto de cliente generado en el paso 5.1.

Configuración para SOAP (legado)

Campo en BC Valor
URL Servicio web https://navdoc.grupoactive.es/navtoshp.asmx
Conexión SHP Online Activado
Modo de comunicación SOAP
Dirección MOSS URL completa del sitio de SharePoint, incluyendo el nombre del sitio. P. ej.: https://contoso.sharepoint.com/sites/MiSitio
Usuario Id. de aplicación (cliente) copiado en el paso 5.1.
Contraseña Valor del secreto de cliente generado en el paso 5.1.

Se recomienda migrar a Graph API en cuanto sea posible, ya que Microsoft está deprecando el modelo de autenticación ACS utilizado por el endpoint SOAP para SharePoint Online.

Una vez guardada la configuración, pulse las acciones Obtener estructura de bibliotecas y Obtener estructura de listas (consulte el apartado 2.2) para validar que la conexión funciona correctamente y que myDoc tiene visibilidad sobre el sitio de SharePoint.


5.4. Configuración adicional en SharePoint

Para el funcionamiento con Microsoft Graph (REST moderno) no es necesaria ninguna configuración adicional en SharePoint, siempre que los permisos del paso 5.2 estén concedidos a nivel de tenant y el sitio destino sea accesible para la aplicación.

Aspectos a tener en cuenta:

  1. Bibliotecas y listas: deben existir previamente en el sitio configurado en Dirección MOSS. La aplicación no crea las bibliotecas, sólo crea documentos/carpetas y elementos de lista dentro de ellas.
  2. Tipos de contenido: si en la Configuración myDoc activa la opción Vista tipos contenidos, los tipos de contenido que se quieran utilizar deben estar publicados y asociados a la biblioteca de SharePoint.
  3. Columnas de búsqueda (Lookup): cuando se mapeen campos de tipo Lookup entre BC y SharePoint, asegúrese de que la lista de origen del lookup también está accesible desde la aplicación.
  4. Servicio SOAP legado (NavToSHP.asmx): si su instalación todavía utiliza este endpoint, además del registro en Microsoft Entra ID es necesario registrar la app en SharePoint con el modelo App-Only clásico (ACS):
    • Acceda a https://<tenant>-admin.sharepoint.com/_layouts/15/appregnew.aspx y genere un Client Id y Client Secret.
    • En https://<tenant>-admin.sharepoint.com/_layouts/15/appinv.aspx conceda al App Id el permiso necesario, por ejemplo: 
      <AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true">
  <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web"
                        Right="FullControl" />
</AppPermissionRequests>
    • Use esos valores (Client Id / Client Secret de SharePoint) en los campos Usuario / Contraseña de la Configuración myDoc si va a operar contra el endpoint SOAP.
    • Microsoft está deprecando ACS para SharePoint Online; se recomienda migrar al endpoint basado en Microsoft Graph (apartados 5.1 a 5.3) lo antes posible.