Table of Contents

myDeCA



1. Licenciamiento

Esta APP dispone de una licencia de prueba gratuita de 15 días, para poder activarla siga los pasos indicados en el siguiente documento: Pulse aquí para acceder

En caso de tener cualquier duda o dificultad, puede contactar con nosotros a través de este mail: info@grupoactive.es y le ayudaremos a activarla.

Mientras no exista una licencia activa de myDeCA:

  • Al registrar albaranes o envíos de devolución no se crearán documentos DeCA automáticamente y se mostrará el aviso "You need an active license to use myDeCA extension. You can request a license on myApps Setup page. Added functionality of myDeCA will be skipped until you have an active license.".
  • No será posible cargar documentos DeCA en el servicio de almacenamiento.

2. Introducción

El DeCA (documento de control administrativo) es el documento que debe acompañar a la mercancía en los transportes públicos de mercancías por carretera, conforme a la Orden FOM/2861/2012. Recoge quién contrata el transporte (cargador contractual), a quién va dirigida la mercancía (destinatario), dónde se carga y dónde se entrega, quién la transporta (transportista efectivo, conductor y vehículo) y qué mercancía viaja.

myDeCA es una aplicación que permite generar, almacenar y hacer el seguimiento de los documentos DeCA directamente desde Business Central.

Las principales funcionalidades que recoge la aplicación son las siguientes:

  • Creación de documentos DeCA a partir de albaranes de venta registrados y de envíos de devolución de compra registrados, de forma automática al registrar o manualmente desde el propio documento registrado.

  • Agrupación de varios albaranes con el mismo origen, destinatario y dirección de envío en un único documento DeCA, para los casos en los que un mismo camión transporta varias expediciones al mismo punto de entrega.

  • Gestión de conductores por empresa de transporte e informe de los datos de transporte (conductor, matrícula, remolque y autorización especial de circulación) desde el pedido de venta, el envío de almacén o el pedido de devolución de compra.

  • Publicación del documento en PDF en un servicio de almacenamiento en la nube (Azure Blob Storage). El PDF incluye un código QR que apunta a la copia publicada, de manera que cualquier autoridad pueda verificar el documento.

  • Envío del documento DeCA por correo electrónico al conductor.

  • Registro inalterable (log) de la creación, las modificaciones de los datos con relevancia legal, las publicaciones y los envíos por correo de cada documento.

  • Control del periodo de conservación legal de los documentos publicados.

3. Configuración

Antes de empezar a trabajar con myDeCA es necesario realizar las configuraciones que se detallan a continuación.

Permisos

La aplicación incluye el conjunto de permisos "DeCA Manager" (Gestor DeCA), que da acceso a todas las páginas, tablas, procesos e informes de myDeCA.

Elija el icono 🔍, escriba Usuarios y luego elija el enlace relacionado. Abra la ficha de cada usuario que vaya a trabajar con myDeCA y añada este conjunto de permisos junto a los permisos habituales de su puesto.

Configuración DeCA

Elija el icono 🔍, escriba Configuración DeCA y luego elija el enlace relacionado.

Desde esta pantalla se define:

Ficha General

  • Nº serie documento: serie numérica que se utilizará para asignar el número a los documentos DeCA. Es obligatorio informarla antes de crear el primer documento.
  • Nº serie conductor: serie numérica que se utilizará para asignar el código a los conductores cuando se den de alta sin indicar un código.
  • Crear documento automáticamente: especifica si los documentos DeCA deben crearse automáticamente al registrar un albarán de venta o un envío de devolución de compra. Consulte la sección Creación automática al registrar.

Importante: antes de habilitar el campo "Crear documento automáticamente" asegúrese de haber informado el campo "Nº serie documento". En caso contrario, el registro de los albaranes que deban generar un documento DeCA no podrá completarse.

Ficha Servicio de almacenamiento

  • Servicio: servicio de almacenamiento donde se publicarán los documentos DeCA. Actualmente el valor disponible es Azure Blob Storage.

Cuando el servicio es Azure Blob Storage se muestran, además, los siguientes campos:

  • Nombre cuenta: nombre de la cuenta de almacenamiento de Azure.
  • Nombre contenedor: nombre del contenedor dentro de la cuenta de almacenamiento.
  • Nombre entorno: nombre del entorno, que se utiliza como carpeta dentro del contenedor. Permite separar los documentos de los distintos entornos (producción, sandbox…) de un mismo cliente.
  • Clave de acceso compartido: clave de acceso a la cuenta de almacenamiento. El valor se muestra enmascarado y se guarda de forma segura, fuera de la tabla de configuración. Si se vacía el campo, la clave se elimina.

Ficha Conservación

  • Periodo de conservación (días): número mínimo de días que los documentos DeCA deben conservarse en el servicio de almacenamiento, según lo exige la ley. El valor predeterminado y mínimo es 365 días. Consulte la sección Conservación y eliminación de documentos.

Acciones

  • Configurar Blob Storage: rellena automáticamente los campos "Nombre cuenta" (mydeca), "Nombre contenedor" (identificador del tenant de Business Central) y "Nombre entorno" (nombre del entorno actual). Esta acción únicamente está visible si el campo "Servicio" tiene el valor Azure Blob Storage.

Una vez ejecutada la acción, únicamente será necesario informar el campo "Clave de acceso compartido" con el valor facilitado por nuestro equipo.

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Transportistas

Elija el icono 🔍, escriba Transportistas y luego elija el enlace relacionado.

myDeCA amplía esta página estándar con los datos que se imprimen como dirección del transportista efectivo en el documento DeCA:

  • Dirección
  • Ciudad
  • Código postal
  • Cód. país/región
  • Excluir DeCA: especifica si se debe excluir el transportista de la generación de documentos DeCA. Márquelo, por ejemplo, para las agencias de paquetería o para las recogidas por cuenta del cliente, en las que no corresponde a su empresa emitir el documento.

Acciones

  • Conductores: abre la lista de conductores asociados al transportista seleccionado. Consulte la sección Conductores.

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Conductores

Los conductores se gestionan desde cada transportista. En la página "Transportistas", seleccione el transportista y pulse la acción "Conductores". La lista mostrará únicamente los conductores de ese transportista:

  • Código
  • Nombre
  • 1º apellido
  • 2º apellido
  • DNI/NIF
  • Cód. agencia transporte

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Para crear o editar un conductor, abra su ficha mediante la acción "Nuevo" o haciendo doble clic sobre el registro. La ficha se organiza en tres secciones:

Sección General

  • Código: identificador del conductor. Si se deja vacío, se asigna automáticamente con la serie indicada en el campo "Nº serie conductor" de la página "Configuración DeCA".
  • Cód. agencia transporte: transportista al que pertenece el conductor.

Sección Identidad

  • Nombre: campo obligatorio.
  • 1º apellido
  • 2º apellido
  • DNI/NIF

Sección Contacto

Nota: en los pedidos, envíos de almacén y documentos DeCA únicamente se podrán seleccionar los conductores que pertenezcan al transportista indicado en el documento.

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Correo electrónico

El envío del documento DeCA al conductor utiliza la funcionalidad estándar de correo electrónico de Business Central, con el escenario "Documento DeCA".

Elija el icono 🔍, escriba Cuentas de correo electrónico y luego elija el enlace relacionado. Compruebe que exista al menos una cuenta configurada. Si desea que los documentos DeCA se envíen desde una cuenta concreta, utilice la acción "Asignación de escenarios de correo electrónico" y asigne el escenario "Documento DeCA" a dicha cuenta. Si no se asigna, se utilizará la cuenta predeterminada.

Datos maestros

myDeCA construye el documento a partir de datos estándar de Business Central. Para que el documento DeCA salga completo, revise los siguientes datos:

  • Almacenes: el almacén del albarán es el lugar de carga de la mercancía. Deben tener informados nombre, dirección, código postal, ciudad y país/región.
  • Clientes y Proveedores: son el destinatario del documento (el cliente en los albaranes de venta y el proveedor en los envíos de devolución). Deben tener informados nombre, dirección, código postal, ciudad, país/región, teléfono y CIF/NIF.
  • Direcciones de envío (clientes) y Direcciones de pedido (proveedores): son el lugar de entrega de la mercancía.
  • Productos: el peso bruto y el volumen unitario de cada producto se multiplican por la cantidad expedida para calcular los totales del documento.
  • Categorías de producto: el documento DeCA describe la naturaleza de la mercancía mediante la descripción de la categoría del producto, no mediante la descripción comercial del producto. Consulte la sección Líneas del documento DeCA.

4. Datos de transporte en los documentos

myDeCA añade a los documentos de venta, almacén y devolución de compra los datos del transporte que se trasladarán al documento DeCA. Todos ellos se pueden informar antes de registrar, si ya se conocen, o completarse más adelante en el propio documento DeCA.

Pedido de venta

En la ficha del pedido de venta, a continuación del campo "Cód. transportista", se muestran los siguientes campos. Solo son visibles cuando el pedido tiene un transportista informado:

  • Cód. conductor: conductor que realizará el transporte. Solo se pueden seleccionar los conductores del transportista del pedido.
  • Matrícula: matrícula del vehículo que transportará la mercancía, si ya se conoce.
  • Remolque: matrícula del remolque, si aplica y ya se conoce.
  • Nº autorización especial de circulación: solo necesario para transportes especiales (cargas sobredimensionadas, ADR, etc.). Este campo se muestra al pulsar "Mostrar más".

Al registrar el envío, estos datos se trasladan al albarán de venta registrado.

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Envío de almacén

Si trabaja con envíos de almacén, en la ficha "Envío almacén" se muestran los mismos campos (Cód. conductor, Matrícula, Remolque y Nº autorización especial de circulación), visibles cuando el envío tiene un transportista informado.

Al registrar el envío de almacén, los valores informados en él sustituyen a los del pedido de venta (o del pedido de devolución de compra) de origen. Los campos que se dejen vacíos en el envío de almacén no modifican el valor del pedido. En el caso de las devoluciones de compra, también se traslada el transportista del envío de almacén al pedido.

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Albarán de venta registrado

En la ficha del albarán de venta registrado se muestran, a modo informativo, el conductor, la matrícula, el remolque y la autorización especial de circulación con los que se registró.

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Actualizar documento

Si alguno de estos datos cambia después de registrar el albarán, utilice la acción estándar "Actualizar documento". myDeCA añade a esta ventana los campos "Cód. conductor", "Matrícula", "Remolque" y "Nº autorización especial de circulación", además del campo estándar "Cód. transportista".

Nota: si el documento DeCA del albarán ya existe, los cambios realizados con "Actualizar documento" no se trasladan a él. En ese caso, modifique directamente el documento DeCA.

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Acciones

Pedido de devolución de compra

Cuando su empresa contrata el transporte de una devolución a proveedor, también debe emitir el documento DeCA. En la ficha del pedido de devolución de compra, a continuación del campo "Cód. almacén", se muestran:

  • Empresa de transporte: transportista que realizará el transporte de la mercancía devuelta. Solo la parte que contrata el transporte debe emitir el documento DeCA, por lo que únicamente debe informarse cuando el transporte corre por cuenta de su empresa.
  • Cód. conductor, Matrícula, Remolque y Nº autorización especial de circulación: visibles cuando el campo "Empresa de transporte" está informado. Tienen el mismo significado que en el pedido de venta.

Al registrar el envío de la devolución, estos datos se trasladan al envío de devolución registrado.

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Envío de devolución registrado

En la ficha del envío de devolución registrado se muestran, a modo informativo, la empresa de transporte, el conductor, la matrícula, el remolque y la autorización especial de circulación con los que se registró.

Acciones

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5. Creación de documentos DeCA

El documento DeCA se crea siempre a partir del documento registrado (albarán de venta o envío de devolución de compra), y no a partir del pedido. De esta forma, en las expediciones parciales el documento refleja lo que realmente viaja y no lo pedido.

Cada albarán o envío de devolución solo puede formar parte de un único documento DeCA.

Para que se pueda crear el documento, el documento registrado debe cumplir las siguientes condiciones:

  • Tener un transportista informado (campo "Cód. transportista" en ventas o "Empresa de transporte" en devoluciones de compra).
  • Que dicho transportista no tenga marcado el campo "Excluir DeCA".
  • No estar incluido ya en otro documento DeCA.

El conductor no es obligatorio para crear el documento: puede no conocerse al registrar y completarse después en el propio documento DeCA.

Creación automática al registrar

Si en la página "Configuración DeCA" está habilitado el campo "Crear documento automáticamente", al registrar el envío de un pedido de venta, o el envío de un pedido de devolución de compra, se creará automáticamente el documento DeCA correspondiente.

  • Si el documento registrado no tiene transportista, o el transportista está excluido, no se crea ningún documento y no se muestra ningún aviso.
  • Si el albarán ya forma parte de un documento DeCA, no se crea otro.
  • En la vista previa de registro no se crea ningún documento.

Creación manual desde el documento registrado

Si no utiliza la creación automática, o necesita crear el documento de un albarán que no lo generó, abra el albarán de venta registrado o el envío de devolución registrado y pulse la acción "Crear documento DeCA".

  • Si el documento se crea correctamente, se mostrará el mensaje "El documento DeCA %1 ha sido creado. ¿Desea abrirlo?". Si responde que sí, se abrirá la ficha del documento DeCA.
  • Si el albarán ya forma parte de un documento DeCA, se mostrará el error "El albarán %1 ya está incluido en el documento DeCA %2.".
  • Si el documento registrado no tiene transportista o el transportista está excluido, se mostrará una notificación indicando el motivo, por ejemplo "El documento DeCA del albarán %1 no se pudo crear automáticamente: La agencia de transporte %2 está excluida de la generación de documentos DeCA. Complete los datos que falten y créelo manualmente.". La notificación incluye la acción "Crear documento DeCA" para volver a intentarlo una vez corregidos los datos.

Datos que se copian al documento

Al crear el documento DeCA se copian los siguientes datos del documento registrado:

Documento DeCA Albarán de venta registrado Envío de devolución registrado
Nº documento origen Nº Nº
Fecha de albarán Fecha envío Fecha registro
Origen (remitente) Cód. almacén Cód. almacén
Destinatario Venta a-Nº cliente Compra a-Nº proveedor
Dirección de envío Cód. dirección envío Cód. dirección pedido
Empresa de transporte Cód. transportista Empresa de transporte
Conductor Cód. conductor Cód. conductor
Matrícula, Remolque y Nº autorización especial de circulación Los del albarán Los del envío de devolución

Los nombres y direcciones del origen, el destinatario, la dirección de envío y el conductor se copian de sus fichas (almacén, cliente o proveedor, dirección de envío o de pedido, y conductor). Estos datos quedan fijados en el documento DeCA: si posteriormente se modifican las fichas, el documento no cambia, ya que debe reflejar los datos reales del transporte realizado.

Por cada línea de tipo Producto con cantidad distinta de cero se crea una línea de documento origen.

Agrupar varios albaranes en un documento

Cuando un mismo vehículo transporta varias expediciones al mismo punto de entrega, puede incluirlas todas en un único documento DeCA.

Para ello, abra el documento DeCA (creado a partir del primer albarán) y pulse la acción "Obtener documentos de origen" (Mayús+F11). Para poder utilizar la acción, el documento debe tener informados los campos Código de las secciones Origen, Destinatario y Dirección de envío; en caso contrario se mostrará el mensaje "El campo %1 debe estar informado para poder seleccionar documentos origen.".

Se abrirá la página "Obtener documentos de origen" con los albaranes registrados que coinciden con el almacén de origen, el destinatario y la dirección de envío del documento, y que todavía no forman parte de ningún documento DeCA. La lista se muestra en forma de árbol: cada albarán agrupa sus líneas de producto.

  • Nº albarán
  • Nº pedido: pedido a partir del cual se registró el albarán.
  • Fecha de albarán
  • Nº producto
  • Descripción
  • Cód. categoría producto
  • Cantidad
  • Unidad de medida
  • Peso bruto
  • Columna de selección: marque los albaranes que desea añadir. La marca solo puede ponerse en las filas de albarán, no en las líneas de producto.

Acciones

  • Seleccionar todo: marca todos los albaranes de la lista.
  • Deseleccionar todo: quita la marca de todos los albaranes de la lista.

Pulse Aceptar para añadir los albaranes seleccionados. Sus líneas se añaden a las "Líneas del documento origen" y las líneas del documento DeCA se vuelven a calcular. Cuando el documento agrupa varios albaranes, el campo "Nº documento origen" queda vacío; el albarán de cada línea puede consultarse en la columna "Nº albarán" de las líneas del documento origen.

Nota: esta acción requiere que el destinatario tenga una dirección de envío (clientes) o dirección de pedido (proveedores). Los albaranes sin dirección de envío no se pueden agrupar.

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Líneas del documento DeCA

El documento DeCA no declara cada producto por separado, sino la naturaleza de la mercancía. Por ello, las líneas del documento origen se agrupan automáticamente en las líneas del documento DeCA con el siguiente criterio:

  • Se agrupan las líneas que tienen la misma categoría de producto y la misma unidad de medida. Dos productos distintos de la misma categoría y unidad de medida forman una sola línea.
  • Las líneas con distinta unidad de medida se declaran por separado aunque compartan categoría (3 palés y 2 cajas no se suman).
  • La descripción de la línea es la descripción de la categoría de producto. Los productos sin categoría se agrupan en una línea sin descripción.
  • La cantidad es la suma de las cantidades.
  • El peso bruto y el volumen son totales: peso bruto unitario × cantidad y volumen unitario × cantidad, redondeados.

6. Documentos DeCA

Elija el icono 🔍, escriba Documentos DeCA y luego elija el enlace relacionado.

En esta página se muestran todos los documentos DeCA creados:

  • Nº
  • Nombre (destinatario)
  • Ciudad (destinatario)
  • Ciudad (dirección de envío)
  • Cód. país/región (dirección de envío)
  • Nombre (conductor)

Acciones

  • Cargar: publica los documentos seleccionados en el servicio de almacenamiento. Si se seleccionan varios documentos, se muestra el progreso "Subiendo documento #1 de #2..." y, al finalizar, el resumen "%1 de %2 documento(s) subido(s) correctamente.". Consulte la sección Publicación del documento.
  • Enviar correo electrónico: envía los documentos seleccionados por correo electrónico a sus conductores. Si se seleccionan varios documentos, se muestra el progreso "Enviando correo #1 de #2..." y, al finalizar, el resumen "%1 de %2 correo(s) enviado(s) correctamente.". Consulte la sección Envío por correo electrónico al conductor.
  • Nuevo: permite crear un documento DeCA en blanco a partir de un albarán de venta. Informe el origen, el destinatario y la dirección de envío y utilice la acción "Obtener documentos de origen" para añadir los albaranes.

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Ficha del documento DeCA

Abra el documento haciendo doble clic sobre el registro. La ficha se organiza en las siguientes secciones:

Sección General

  • Nº: número del documento DeCA.
  • Nº documento origen: albarán de venta o envío de devolución a partir del cual se creó el documento. Queda vacío cuando el documento agrupa varios albaranes.
  • Fecha de albarán: fecha que se imprime en el documento.
  • Estado del almacenamiento: indica si el documento se ha publicado en el servicio de almacenamiento. Consulte el apartado Estados de almacenamiento.
  • Fecha y hora de subida: fecha y hora de la última publicación.
  • Fecha límite de conservación: fecha hasta la que el documento debe conservarse. Consulte la sección Conservación y eliminación de documentos.
  • URL: dirección del documento en el servicio de almacenamiento. Es la misma URL que contiene el código QR impreso en el documento. Pulsando sobre el valor se abre el documento publicado en el navegador.

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Sección Origen

  • Remitente
    • Código: almacén de origen de la mercancía (lugar de carga). Pulsando sobre el valor se abre la ficha del almacén.
    • Nombre
  • Dirección: Dirección, Dirección 2, Ciudad, Código postal y Cód. país/región del almacén. No son editables; se actualizan al cambiar el código de almacén.
  • Instrucciones del remitente: texto libre con las instrucciones del remitente respecto al transporte de la mercancía. Se imprime en el documento.

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Sección Destinatario

  • Código: cliente (albaranes de venta) o proveedor (envíos de devolución) destinatario de la mercancía. Pulsando sobre el valor se abre su ficha. Al modificarlo se vuelven a copiar sus datos y se vacía la dirección de envío.
  • Nombre
  • CIF/NIF
  • Dirección: Dirección, Dirección 2, Ciudad, Código postal y Cód. país/región del destinatario.
  • Dirección de envío
    • Código: dirección de envío del cliente o dirección de pedido del proveedor (lugar de entrega). Pulsando sobre el valor se abre su ficha.
    • Dirección, Dirección 2, Ciudad, Código postal y Cód. país/región de la dirección de envío.

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Sección Conductor

  • Empresa de transporte: transportista responsable del transporte. Al modificarlo se vacía el conductor.
  • Código: conductor. Solo se pueden seleccionar los conductores de la empresa de transporte indicada.
  • Detalles del conductor: visibles cuando hay un conductor informado. Nombre, 1º apellido, 2º apellido, DNI/NIF y Correo electrónico. Se copian de la ficha del conductor, pero pueden modificarse en el documento.
  • Observaciones del conductor: texto libre con las reservas y observaciones del conductor respecto al transporte de la mercancía. Se imprime en el documento.

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Sección Transporte

  • Matrícula: matrícula del vehículo que transporta la mercancía.
  • Remolque: matrícula del remolque, si aplica.
  • Autorización Especial
    • Nº autorización especial de circulación: solo necesario para transportes especiales (cargas sobredimensionadas, ADR, etc.).

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Líneas del documento origen

Muestra, sin posibilidad de modificación, las líneas de producto de los albaranes incluidos en el documento: Nº albarán, Nº producto, Descripción, Cód. categoría producto, Cantidad, Unidad de medida, Peso bruto y Volumen.

Líneas

Muestra las líneas agrupadas que se imprimen en el documento DeCA: Descripción, Cód. categoría producto, Cantidad, Unidad de medida, Peso bruto y Volumen. Consulte el apartado Líneas del documento DeCA.

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Visor PDF

En el panel derecho de la ficha se muestra el PDF del documento tal y como se publicó por última vez. Si el documento todavía no se ha cargado, el visor aparece vacío.

Acciones

Las acciones de la ficha se agrupan en la cinta bajo los apartados Proceso e Imprimir y enviar.

Proceso

  • Obtener documentos de origen: añade al documento otros albaranes con el mismo origen, destinatario y dirección de envío. Consulte la sección Agrupar varios albaranes en un documento.
  • Mostrar documento origen: abre el albarán de venta registrado (o el envío de devolución registrado) a partir del cual se creó el documento. Si el documento agrupa varios albaranes, se abre la lista de todos ellos.
  • Movimientos Log: abre los movimientos de log del documento. Consulte la sección Movimientos Log.

Imprimir y enviar

  • Descargar documento: descarga el PDF del documento, con el nombre Nº documento.pdf, tal y como se publicó en el servicio de almacenamiento. Si el documento no está en estado Almacenado, se preguntará "El documento debe cargarse en el servicio de almacenamiento antes de poder descargarse. ¿Desea cargarlo ahora?"; si responde que sí, se cargará y a continuación se descargará.
  • Cargar: publica el documento en el servicio de almacenamiento. Consulte la sección Publicación del documento.
  • Enviar correo electrónico: envía el documento por correo electrónico al conductor. Consulte la sección Envío por correo electrónico al conductor.

Estados de almacenamiento

El campo "Estado del almacenamiento" puede tomar los siguientes valores:

  • No almacenado (en rojo): el documento todavía no se ha publicado en el servicio de almacenamiento.
  • Almacenado (en verde): el documento está publicado y la copia almacenada coincide con los datos actuales del documento.
  • Pendiente actualizar (en amarillo): el documento se publicó, pero se ha modificado después. La copia almacenada, a la que apunta el código QR, puede no estar actualizada.

Documento pendiente de actualizar

Cuando un documento en estado Almacenado se modifica, pasa automáticamente al estado Pendiente actualizar si cambia alguno de los siguientes datos:

  • Fecha de albarán
  • Empresa de transporte
  • Conductor: código, nombre, apellidos, DNI/NIF o correo electrónico
  • Matrícula, Remolque o Nº autorización especial de circulación
  • Observaciones del conductor
  • Instrucciones del remitente

Al abrir un documento en este estado se muestra la notificación "El documento DeCA %1 se ha modificado desde la última vez que se subió. Es posible que la copia almacenada en línea no esté actualizada.", con la acción "Volver a subir", que publica de nuevo el documento.

Importante: mientras el documento esté en estado Pendiente actualizar, tanto el visor PDF como el envío por correo electrónico utilizan la última versión publicada, no los datos actuales. Vuelva a cargar el documento antes de enviarlo al conductor.

7. Publicación del documento

Publicar (cargar) el documento consiste en generar su PDF y almacenarlo en el servicio configurado en la página "Configuración DeCA". Puede hacerse desde la acción "Cargar" de la ficha o de la lista de documentos DeCA, desde la notificación "Volver a subir" o al descargar un documento que todavía no está almacenado.

Al cargar un documento, myDeCA realiza los siguientes pasos:

  1. Asigna al documento una nueva URL en el servicio de almacenamiento, con un nombre de fichero aleatorio.
  2. Genera el PDF del documento DeCA incluyendo un código QR con dicha URL, de manera que la copia almacenada sea exactamente la misma que lleva el conductor.
  3. Sube el PDF al servicio de almacenamiento y guarda una copia en Business Central, que es la que se muestra en el visor PDF, se descarga y se envía por correo.
  4. Cambia el estado a Almacenado, informa la Fecha y hora de subida y calcula la Fecha límite de conservación.
  5. Registra el movimiento Subido en el log del documento, con la URL publicada.
  6. Si el documento se había publicado anteriormente, elimina la copia anterior del servicio de almacenamiento.

Al finalizar se mostrará el mensaje "El documento %1 se ha subido correctamente a Azure Blob Storage.".

Si el documento ya estaba publicado (estado Almacenado o Pendiente actualizar), antes de continuar se pedirá confirmación mediante el mensaje "El documento ya ha sido almacenado. ¿Desea cargarlo nuevamente?".

Importante: al volver a cargar un documento, la copia anterior se elimina y el código QR de los PDF impresos o enviados anteriormente deja de ser válido. Asegúrese de que el conductor dispone de la nueva versión del documento, por ejemplo enviándoselo de nuevo por correo electrónico.

Importante: para poder generar el PDF, el documento debe tener un conductor informado cuyo transportista exista, y la empresa debe tener informado el Cód. país/región en la página "Información de empresa".

8. Envío por correo electrónico al conductor

La acción "Enviar correo electrónico" envía el documento DeCA a la dirección indicada en el campo "Correo electrónico" de los detalles del conductor del documento.

Para poder enviarlo, el documento debe cumplir las siguientes condiciones:

  • Estar publicado. En caso contrario se mostrará el error "El documento debe subirse al servicio de almacenamiento antes de enviarlo por correo electrónico.".
  • Tener informado el correo electrónico del conductor. En caso contrario se mostrará el error "No hay dirección de correo electrónico para el conductor.".
  • Tener una URL. En caso contrario se mostrará el error "El documento debe tener una URL válida antes de enviarlo por correo electrónico.".

El correo electrónico enviado tiene las siguientes características:

  • Asunto: Carta de porte DeCA — Documento de transporte.
  • Cabecera con el logotipo de la empresa (si está informado en "Información de empresa").
  • Saludo personalizado con el nombre completo del conductor.
  • Resumen del transporte: Nº de DeCA, Origen (nombre y ciudad del almacén), Destino (nombre del destinatario y ciudad de la dirección de envío o, si no existe, del destinatario) y Conductor.
  • Aviso destacado: "Conserve este documento durante todo el trayecto y muéstrelo si la policía o cualquier autoridad se lo solicita.".
  • Pie con el nombre de la empresa e indicación de que se trata de un mensaje automático.
  • Adjunto: PDF de la última versión publicada del documento, con el nombre Nº documento.pdf.

Al enviarlo, se muestra el mensaje "La carta de porte DeCA se ha enviado correctamente." y se registra el movimiento Correo enviado en el log del documento, indicando la dirección de destino.

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Documento DeCA impreso

El PDF generado sigue el modelo de documento de control administrativo y contiene los siguientes bloques:

  • Cabecera: Documento electrónico de Control Administrativo, referencia a la Orden FOM/2861/2012, Nº DECA, FECHA (fecha de albarán), EMITIDO EN (ciudad de la empresa) y el código QR con el texto "Escanee para verificar".
  • Cargador contractual: nombre, CIF/NIF, dirección y teléfono de la empresa.
  • Destinatario: nombre, CIF/NIF, dirección y teléfono del destinatario.
  • Lugar de carga de la mercancía: dirección del almacén de origen.
  • Lugar de entrega de la mercancía: dirección de envío.
  • Transportista efectivo: nombre completo y DNI/NIF del conductor, y dirección y país del transportista.
  • Vehículo: matrícula, remolque, autorización especial de circulación y un espacio para anotar a mano un cambio de vehículo.
  • Mercancía transportada: nº de bultos, modo de embalaje (unidad de medida), naturaleza de la mercancía (descripción de la categoría), peso bruto (kg) y volumen (m³), con los totales de peso y volumen.
  • Instrucciones del remitente y Reservas y observaciones del conductor.

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9. Movimientos Log

Cada documento DeCA dispone de un registro de todo lo que le ha ocurrido. Para consultarlo, abra el documento y pulse la acción "Movimientos Log". Los movimientos se muestran del más reciente al más antiguo:

  • Fecha y hora: momento en que se produjo el evento.
  • Tipo de registro: puede tomar uno de los siguientes valores:
    • Creado: se ha creado el documento.
    • Modificado: se ha modificado un dato con relevancia legal.
    • Subido: se ha publicado el documento en el servicio de almacenamiento. La descripción incluye la URL publicada.
    • Correo enviado: se ha enviado el documento por correo electrónico. La descripción incluye la dirección de destino.
  • Campo: campo modificado (solo en los movimientos de tipo Modificado).
  • Valor anterior
  • Valor nuevo
  • Descripción: detalle adicional del evento.
  • Usuario: usuario que realizó la acción.

Se genera un movimiento Modificado por cada uno de los siguientes campos que cambie: Fecha de albarán, Código de origen, Código de destinatario, Código de dirección de envío, Empresa de transporte, Código de conductor, Nombre, 1º apellido, 2º apellido, DNI/NIF y Correo electrónico del conductor, Matrícula, Remolque y Nº autorización especial de circulación. Si una misma modificación afecta a varios campos, se registra un movimiento por cada campo.

Nota: los movimientos de log no se pueden modificar ni eliminar, ni siquiera por un usuario con permisos totales. Se conservan aunque se elimine el documento DeCA.

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10. Conservación y eliminación de documentos

Los documentos DeCA publicados deben conservarse durante el periodo exigido por la ley, ya que la autoridad puede escanear el código QR tiempo después de realizado el transporte.

Al cargar un documento, el campo "Fecha límite de conservación" se calcula como la fecha de subida más los días indicados en el campo "Periodo de conservación (días)" de la página "Configuración DeCA". Cada vez que el documento se vuelve a cargar, la fecha se recalcula a partir de la nueva fecha de subida.

  • Un documento no se puede eliminar mientras no haya finalizado su periodo de conservación. El último día del periodo todavía cuenta como periodo de conservación, por lo que el documento podrá eliminarse a partir del día siguiente. Si se intenta eliminar antes, se mostrará el mensaje "El documento DeCA %1 no se puede eliminar antes de que finalice su periodo de conservación el %2.".
  • Los documentos que nunca se han cargado (sin fecha límite de conservación) se pueden eliminar en cualquier momento. Es el caso, por ejemplo, de un documento creado por error.
  • Al eliminar un documento se eliminan también sus líneas y sus líneas de documento origen, de forma que los albaranes quedan disponibles para incluirse en otro documento DeCA. Los movimientos de log se conservan.

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11. Buscar movimientos

myDeCA se integra con la funcionalidad estándar "Buscar movimientos" de Business Central. Al buscar movimientos desde un albarán de venta registrado o un envío de devolución registrado, en los resultados aparecerá la línea "Documento DeCA" con el número de documentos DeCA en los que está incluido.

Al seleccionar dicha línea y pulsar "Mostrar", se abrirá la ficha del documento DeCA o, si hay varios, la lista de documentos DeCA filtrada.

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12. Circuito recomendado

A modo de resumen, el circuito habitual de trabajo con myDeCA es el siguiente:

  1. En el pedido de venta (o pedido de devolución de compra) informe el transportista y, si ya los conoce, el conductor, la matrícula y el remolque. Si trabaja con envíos de almacén, puede informarlos en el envío de almacén.
  2. Registre el envío. Si está habilitada la creación automática, se creará el documento DeCA; en caso contrario, pulse "Crear documento DeCA" en el documento registrado.
  3. Si el vehículo transporta más expediciones al mismo destino, utilice "Obtener documentos de origen" en el documento DeCA para añadirlas.
  4. Revise el documento DeCA y complete los datos que falten: conductor, matrículas, instrucciones del remitente u observaciones del conductor.
  5. Pulse "Cargar" para publicar el documento y generar el PDF con el código QR.
  6. Pulse "Enviar correo electrónico" para enviar el documento al conductor, o "Descargar documento" para imprimirlo.
  7. Si después de publicarlo se modifica algún dato, vuelva a cargar el documento y a enviarlo al conductor.